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Unternehmen, Gewerbetreibende oder Privathaushalte stehen vor der Aufgabe, Aktenordner, die sich in Archiven, Büros und Regalen angesammelt haben, sicher zu entsorgen.
Dass man Akten, die sensible Daten enthalten, nicht einfach in den Restmüll oder Altpapiercontainer werfen darf, setzen wir als Wissen voraus.
Was ist zu beachten, wenn man Akten entsorgen will? Wann ist es sinnvoll, einen Dienstleister zu beauftragen und worauf sollte man achten? Welche Gesetze sind relevant und warum ist Datensicherheit so wichtig?
Was ist bei der Entsorgung von Aktenordnern und Unterlagen zu beachten?
Prüfen Sie Ihre Daten sorgfältig! Wenn Sie nicht absolut sicher sind, sollten Sie, bevor Sie Ihre alten Aktenordner entsorgen, gründlich die enthaltenen Daten prüfen.
Sortieren Sie etwa Unterlagen aus, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, wird es nachfolgend zu Problemen kommen.
Abhängig davon, welche Daten in den Ordnern abgeheftet sind, ergeben sich daraus unterschiedliche Konsequenzen für die Entsorgung der Unterlagen.
- Personenbezogene Daten:
Solche Unterlagen erfordern eine besondere Sorgfalt bei der Vernichtung, um den Datenschutz zu gewährleisten. Personenbezogene Daten müssen DSGVO-konform vernichtet werden.
→ weitere Informationen zur DSGVO - Kaufmännische & steuerrelevante Daten:
Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bevor Sie solche Daten entsorgen.
→ weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen
- Sensible und geheime Unternehmensdaten:
Auch hier ist größte Vorsicht geboten. Um das Unternehmen nicht zu gefährden, ist eine sichere Entsorgung dieser Daten dringend zu empfehlen. - Unterlagen ohne datenschutzrelevante Informationen:
Auch wenn keine sensiblen Daten vorliegen, würden wir eine fachgerechte Entsorgung empfehlen. Aus Kostengründen empfehlen wir, Daten ihrem Schutzbedarf entsprechend zu sortieren. Als Preisgrundlage dienst immer das Material mit dem höchsten Schutzbedarf.
Welche Gesetze sind für eine datenschutzkonforme Datenvernichtung relevant?
In der Datenvernichtung sind folgende gesetzlichen & regulatorischen Grundlagen von Bedeutung:
Wann muss man Akten datenschutzkonform entsorgen?
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten datenschutzkonform zu entsorgen. Dies gilt für physische Dokumente (Akten) ebenso wie für digitale Datenträger.
Die Notwendigkeit zur Vernichtung ergibt sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese schreibt die sichere und unwiederbringliche Löschung von Daten vor, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung erfüllt oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Ein datenschutzkonformer Vernichtungsprozess umfasst die Verwendung geeigneter Zerstörungsmethoden, die sicherstellen, dass Daten weder rekonstruiert noch ausgelesen werden können.
Die effektivste Methode ist das fachgerechte Schreddern von Akten oder Festplatten.
Unternehmen müssen dokumentieren, dass die Vernichtung ihrer Daten gemäß gesetzlicher Vorschriften erfolgt ist.
Kann man Aktenordner mit Inhalt entsorgen?
Unterlagen aus den Ordnern zu entfernen, um sie dann zur Aktenvernichtung zu geben, ist nur sinnvoll, wenn Sie die Ordner anschließend wiederverwenden wollen.
Das kann einige Zeit in Anspruch nehmen und ist mit entsprechenden Arbeitskosten verbunden. Bei großen Aktionen, wie einer Archivräumung, können Sie Zeit sparen, indem Sie Ihre Aktenordner komplett mit Inhalt in unsere Sicherheitsbehälter geben.
Wir arbeiten mit Industrie-Schreddern, die Akten ohne Probleme im Ganzen verarbeiten können. Das Metall der Bügel wird im Rahmen dieses Prozesses effizient aussortiert und getrennt vom Altpapier dem Recycling zugeführt.
Aktenordner entsorgen: ein Leitfaden für effektive Lösungen
Die Notwendigkeit, alte und leere Aktenordner zu entsorgen, kann in jedem Büro oder bei der Auflösung von Archiven auftreten.
Wenn es sich um größere Mengen handelt, stellt sich die Frage, wie dies am besten und möglichst nachhaltig geschehen kann.
Nachfolgend erfahren Sie, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen und welche Vor- und Nachteile diese mit sich bringen.
Entsorgung über den Wertstoffhof
Vorteile: Die Abgabe von Aktenordnern am Wertstoffhof ermöglicht eine gezielte Trennung und Recycling der Materialien. Dies ist besonders vorteilhaft für Ordner, die aus verschiedenen recycelbaren Materialien bestehen.
Nachteile: Der Transport zum Wertstoffhof erfordert einen gewissen Aufwand, insbesondere bei größeren Mengen.
Entsorgung über Entsorgungsunternehmen
Vorteile: Spezialisierte Entsorgungsunternehmen bieten oft die Abholung vor Ort an und garantieren eine fachgerechte und nachhaltige Entsorgung. Dies ist besonders bei großen Mengen vorteilhaft.
Nachteile: Hierbei können (geringe) Kosten entstehen und es ist mit etwas Organisationsaufwand verbunden.
Weitergabe oder Spende
Vorteile: Nicht mehr benötigte, aber noch brauchbare Aktenordner können an Schulen, Kindergärten oder soziale Einrichtungen gespendet werden.
Nachteile: Dies erfordert einen gewissen Organisationsaufwand, um die passenden Einrichtungen zu finden, die diese Ordner benötigen.
Verkauf
Vorteile: Insbesondere bei hochwertigen oder spezialisierten Ordnern kann ein Verkauf sinnvoll sein. Damit bleiben die Ordner weiter in Gebrauch.
Nachteile: Der Prozess des Verkaufs kann zeitintensiv sein und ist nicht immer erfolgreich.
Manuelles Zerlegen der Ordner
Vorteile: Durch das manuelle Zerlegen von Aktenordnern können die verschiedenen Materialien (Papier, Metall, Kunststoff) effizient getrennt und entsprechend recycelt werden.
Nachteile: Diese Methode ist zeitaufwendig und umständlich. Zudem besteht Verletzungsgefahr beim Entfernen von Metallteilen wie Ringmechaniken. Geeignete Werkzeuge und Schutzmaßnahmen sind erforderlich, um eine sichere Demontage zu gewährleisten.
Entsorgung im Restmüll
Vorteile: Die Entsorgung von Aktenordnern über den Restmüll ist die unkomplizierteste Methode, gerade wenn nur wenige Ordner entsorgt werden müssen und diese nicht recycelbar (Aktenordner aus Kunststoff) sind.
Nachteile: Diese Methode ist nicht umweltfreundlich, da die Ordner nicht wiederverwertet werden. Die Entsorgung im Restmüll ist nicht empfehlenswert.
Fazit
Die Entscheidung, wie alte Aktenordner am besten zu entsorgen sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Hierzu zählen unter anderem die Menge der zu entsorgenden Ordner, ihre Beschaffenheit und die zur Verfügung stehenden Ressourcen.
Sofern die Ordner nicht weiter verwendet werden, sollte eine nachhaltige Lösung Priorität haben.
Fachgerechte Entsorgungsunternehmen sind bei großen Mengen und in Hinsicht auf Nachhaltigkeit die beste Wahl, auch wenn dies mit Kosten verbunden ist.
Die Entsorgung im Restmüll sollte aufgrund der ökologischen Nachteile nur in Betracht gezogen werden, wenn keine anderen Optionen verfügbar sind.