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Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten – Verarbeitungsvorgänge korrekt und DSGVO-konform dokumentieren
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist ein unverzichtbares Instrument im Datenschutzmanagement eines Unternehmens. Es dokumentiert detailliert alle Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, und stellt sicher, dass die Verarbeitung transparent, nachvollziehbar und im Einklang mit der DSGVO erfolgt.
Das VVT dient nicht nur als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden, es hilft auch dabei, interne Datenschutzprozesse besser zu steuern. Erfahren Sie hier, wie ein VVT strukturiert und geführt wird, um Verarbeitungsvorgänge DSGVO-konform zu dokumentieren.
Transkript des Videos:
Ein Kunde hat gefragt: „Wie detailliert müssen unsere Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten geführt werden, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen, und wie können wir sicherstellen, dass alle relevanten Verarbeitungsvorgänge korrekt und aktuell dokumentiert sind?“
Mein Name ist Melodie Lange, und ich bin Beraterin für Datenschutz und Informationssicherheit in Ingolstadt.
Zunächst widmen wir uns dem ersten Teil der Frage: Wie detailliert müssen Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten, kurz VVT, geführt werden, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen?
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist ein zentrales Dokument im Datenschutz eines Unternehmens. Es dient primär dem Nachweis der DSGVO-Konformität gegenüber der Aufsichtsbehörde, ist aber auch ein essenzielles Werkzeug für die interne Kontrolle und das Management von Datenschutzprozessen.
Ein VVT muss klar und präzise die wesentlichen Informationen zu jeder Verarbeitungstätigkeit enthalten, wie den Zweck der Verarbeitung, die Kategorien der betroffenen Daten, die Empfänger der Daten und – falls zutreffend – Informationen zur Datenübermittlung in Drittländer. Diese Anforderungen sind gesetzlich in Artikel 30 der DSGVO festgelegt.
Wichtig ist, dass alle Vorgänge, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfasst werden. Jede einzelne Verarbeitungstätigkeit sollte einem klar definierten Zweck dienen. Vorgänge, die unterschiedliche Zwecke verfolgen, müssen getrennt erfasst werden. Wenn mehrere Vorgänge jedoch denselben Zweck verfolgen und ähnliche Merkmale aufweisen, können sie sinnvollerweise zusammengefasst werden.
Ein Negativbeispiel wäre die ungenaue Zusammenfassung des gesamten Personalwesens als eine einzige Verarbeitungstätigkeit. In Wirklichkeit umfassen Personalprozesse verschiedene Bereiche wie Vertragsmanagement, Zeiterfassung und Leistungsbeurteilung. Jede dieser Tätigkeiten verfolgt einen eigenen Zweck und sollte daher separat im VVT erfasst werden.
Andererseits ist es auch nicht notwendig, für jede einzelne Newsletterkampagne einen separaten Eintrag im VVT zu führen. Solange der Zweck – beispielsweise die regelmäßige Information der Kunden über Produkte und Angebote – sowie die übrigen Details wie Kategorien betroffener Personen und die genutzten Systeme und Dienste gleich bleiben, kann dies als eine Verarbeitungstätigkeit zusammengefasst werden.
Achten Sie zudem stets auf Verständlichkeit. Vermeiden Sie soweit möglich Fachjargon und unnötig komplizierte Formulierungen. Prüfer der Datenschutzbehörde müssen schnell erkennen können, wie die Daten verarbeitet werden, um zu bestimmen, ob alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Kommen wir nun zum zweiten Teil der Frage: Wie können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Verarbeitungsvorgänge korrekt und stets auf dem neuesten Stand dokumentiert sind?
Um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind, sollten Sie einen klar strukturierten Erfassungsprozess einführen. Jede Fachabteilung sollte eine verantwortliche Person benennen, die dafür sorgt, dass alle Änderungen oder neuen Prozesse zeitnah und korrekt im Verzeichnis erfasst werden. Ein standardisiertes Formular kann dabei helfen, alle notwendigen Informationen systematisch zu sammeln. Es sollte klar vorgeben, welche Details erforderlich sind – wie der Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die betroffenen Personen.
Führen Sie mindestens einmal jährlich Audits durch, um sicherzustellen, dass die Dokumentation aktuell bleibt. Zudem sollten neue Verarbeitungstätigkeiten sofort erfasst und veraltete Vorgänge aus dem VVT entfernt werden, sobald sich Prozesse ändern.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein gut geführtes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist nicht nur entscheidend für den Nachweis der DSGVO-Konformität gegenüber der Aufsichtsbehörde, sondern auch ein wertvolles Werkzeug für die interne Kontrolle. Es muss alle relevanten Verarbeitungsvorgänge präzise und verständlich dokumentieren. Regelmäßige Audits und proaktive Aktualisierungen gewährleisten, dass das Verzeichnis stets korrekt und auf dem neuesten Stand bleibt. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen den Datenschutzanforderungen gerecht wird.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ihr Team Datenschutz
Unsere Datenschutzexperten beantworten Ihre Fragen und bieten Ihnen bei Bedarf umfassende Unterstützung rund um den Schutz Ihrer Daten. Mit langjähriger Erfahrung, klarem Blick auf aktuelle Entwicklungen und fundiertem Fachwissen entwickeln sie maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Thomas Rosin
Bad Schwartau
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Melodie Lange
Ingolstadt
Beraterin für Datenschutz und Informationssicherheit
Christian Schröder
Oberhausen b. München
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Aaron Nourbakhsh
Hannover
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit