Hinweis: Mit Aktivierung des Videos wird YouTube im erweiterten Datenschutzmodus abgespielt. Mit der Aktivierung stimmen Sie den Datenschutzbestimmungen von YouTube und den Datenschutzbestimmungen der Mammut Aktenvernichtung zu.
Muss man auf Kundenwunsch auch Rechnungsdaten löschen?
Was ist zu tun, wenn ein Kunde Sie auffordert, die bei Ihnen gespeicherten Daten zu löschen? Unsere Expertin Melodie Lange, Datenschutz- und Informationssicherheitsberaterin, erklärt die rechtlichen Grundlagen und praktischen Schritte im Umgang mit solchen Anfragen.
Erfahren Sie, wann Daten gelöscht werden müssen und unter Umständen gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine sofortige Löschung bestimmter Daten verhindert.
Transkript des Videos:
Hallo,
wir haben eine interessante Frage von einem unserer Newsletter-Leser erhalten:
„Wir betreiben einen Baustoffhandel und einer unserer Kunden verlangt die Löschung aller seiner Daten bei uns. Betrifft das auch die Rechnungen, die im Original beim Steuerberater liegen?“
Ich bin Melodie Lange, Beraterin für Datenschutz und Informationssicherheit, und betreue seit vielen Jahren Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung von Datenschutzvorgaben.
Das Szenario dieser Frage dürfte den meisten Unternehmen bekannt vorkommen: Ein Kunde verlangt die Löschung seiner Daten. Doch wie geht man damit um, wenn die Daten bei externen Dienstleistern, wie beispielsweise Ihrem Steuerberater, aufbewahrt werden?
Grundsätzlich haben Kunden oder Betroffene das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht auf Löschung gilt jedoch nicht uneingeschränkt. Ihr Unternehmen darf trotz Löschbegehren personenbezogene Daten behalten, wenn es entweder einen rechtlichen Grund hat, die Daten zu behalten, oder gesetzlich verpflichtet ist, Daten aufzubewahren. Gerade im Kontext von steuerrechtlich relevanten Daten, wie etwa den angesprochenen Originalrechnungen, besteht eine gesetzliche Pflicht, diese sechs bis zehn Jahre aufzubewahren.
Wie gehen Sie nun mit Daten um, die bei externen Dienstleistern liegen? Hierbei gibt es eine wesentliche Unterscheidung: Handelt es sich bei dem externen Dienstleister um einen weisungsgebundenen oder um einen weisungsfreien Dienstleister?
Bestimmte Dienstleister sind per Gesetz weisungsfrei. Hierunter fallen insbesondere Steuerberater und Rechtsanwälte. Bei weisungsgebundenen Dienstleistern, wie beispielsweise der ausgelagerten Buchhaltung (abzugrenzen von der klassischen Steuerberatung), an Website-Hoster, Lettershops oder Call-Center, ist allein das beauftragende Unternehmen (also Ihr Baustoffhandel) die gesetzlich verantwortliche Stelle. Ein Löschbegehren Ihres Kunden müssen Sie dann entsprechend an die relevanten Dienstleister weiterleiten.
Bei weisungsfreien Dienstleistern, wie etwa externen Steuerberatern, hat das beauftragende Unternehmen (also Ihr Baustoffhandel) kein solches Durchgriffsrecht. Ihr externer Steuerberater ist als weisungsfreier Dienstleister für die rechtskonforme Verarbeitung und Löschung der personenbezogenen Daten selbst verantwortlich.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ihr Kunde das Recht hat, die sofortige Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Aber gerade im Kontext mit Originalrechnungen ist dieses Recht durch steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten eingeschränkt. Originalrechnungen, die bei Ihrem Steuerberater liegen, muss dieser bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht behalten. Da der Steuerberater per Gesetz weisungsfrei ist, müssen Sie das Löschbegehren an diesen nicht weiterleiten.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben oder Unterstützung bei Ihrem Datenschutzmanagement benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Vielen Dank fürs Zuschauen.
Ihr Team Datenschutz
Unsere Datenschutzexperten beantworten Ihre Fragen und bieten Ihnen bei Bedarf umfassende Unterstützung rund um den Schutz Ihrer Daten. Mit langjähriger Erfahrung, klarem Blick auf aktuelle Entwicklungen und fundiertem Fachwissen entwickeln sie maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Thomas Rosin
Bad Schwartau
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Melodie Lange
Ingolstadt
Beraterin für Datenschutz und Informationssicherheit
Christian Schröder
Oberhausen b. München
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Aaron Nourbakhsh
Hannover
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit