Effektive Datenschutzaudits planen und durchführen: ein Leitfaden für Unternehmen

Bei einem Datenschutzaudit ist der erste Schritt, klare Ziele festzulegen. Geht es um eine umfassende Prüfung oder einen spezifischen Bereich wie Datensicherheit oder Rechte der Betroffenen? Das hilft, den Fokus zu setzen.

Anschließend wird ein Audit-Plan erstellt, der genau beschreibt, welche Bereiche und Prozesse geprüft werden. Hier ist es wichtig, dass dem Auditor alle notwendigen Informationen sicher und teilweise auch vorab zur Verfügung zu stellen, um eine vollständige Prüfung zu ermöglichen.
Bei der Durchführung des Audits werden gezielt Informationen gesammelt, indem Interviews mit Mitarbeitern geführt, Dokumente geprüft und Prozesse analysiert werden.

So kann festgestellt werden, ob die Datenschutzrichtlinien im Alltag tatsächlich umgesetzt werden und wo Lücken oder Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Dabei sind alle Schritte klar zu dokumentieren, um die Ergebnisse nachvollziehbar zu machen.

Um die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen zu bewerten, wird konkret geprüft, ob die einzelnen Anforderungen grundsätzlich erfüllt sind.

Es wird beispielsweise festgestellt, ob Vorgaben wie die Auskunftsrechte der Betroffenen umgesetzt werden, ob angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten existieren und ob die notwendigen Verarbeitungsverzeichnisse vollständig und korrekt geführt werden.

Dies ist eine Frage von ‘Erfüllt’ oder ‘Nicht erfüllt’. Unternehmen müssen im Ergebnis wissen: Besteht nun konkreter Handlungsbedarf, um compliant zu sein, oder eben nicht?

Um hingegen die Effektivität der Datenschutzmaßnahmen zu bewerten, wird betrachtet, wie gut die Maßnahmen in der Praxis funktionieren und wie sie zur Sicherheitskultur des Unternehmens beitragen. Ein effektiver Datenschutz geht also über die bloße Erfüllung von Vorschriften hinaus, und ist mehr als die Frage „Erfüllt“ oder „Nicht erfüllt“.

Es wird beispielsweise analysiert, wie häufig Datenschutzvorfälle gemeldet werden, wie schnell auf Schwachstellen reagiert wird und inwiefern Schulungen einen messbaren Lerneffekt zeigen.