Datenschutz an Schulen
So schützen Schulen Schülerdaten vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff

Schulen dürfen für Ihre Tätigkeit grundsätzlich nur die Daten verarbeiten, die das jeweilige Schulgesetz festlegt. Daneben können in einem gewissen Rahmen weitere Daten, z. B. auf Grundlage einer Einwilligung der Eltern und Schüler, verwendet werden. Beispielsweise Fotos für die Schulwebseite.

Der Schutz vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff fängt bereits bei der Datenerhebung an. Wenn nur die Daten erhoben werden, die wirklich erforderlich sind, dann müssten auch nur diese Daten beschützt werden. Datenminimierung ist die erste wichtige Maßnahme. Dazu gehört auch, dass Daten gelöscht werden, wenn diese nicht mehr benötigt werden.

In einem weiteren Schritt sollte sichergestellt werden, dass Daten an zentralen Ablageorten gespeichert werden. Dabei sollten unnötige Redundanzen vermieden werden. Ein guter Schutz der Daten ist wesentlich einfacher, wenn diese nur an den notwendigsten Orten abgelegt werden. Beispielsweise müssen die vollständigen Schülerakten nicht dezentral auf jedem Computer der Lehrkräfte abgelegt werden.

Dann kommen wir nun zu den Maßnahmen für den Zugriffsschutz. Egal, ob die Daten in Papierform oder digital vorliegen: Es sollte schriftlich dokumentiert sein, welchen Ablage-/Speicherort es gibt und welche Daten dort genau vorhanden sind. Diese Dokumentation ist DIE Grundlage, um sich über Zugriffsschutz Gedanken zu machen.

Anhand von Papierdaten lässt sich leicht erklären, welche Gedanken man sich machen sollte. Alle Daten, die nicht öffentlicher Natur sind, werden in einen Raum, einen Schrank oder eine Schublade gelegt. Diese Orte sind ausreichend sprechend beschriftet. Die Schlüssel für einen Raum, Schrank oder eine Schublade bekommen nur die Personen, die diese für Ihre Arbeit benötigten. Bei Bedarf muss dann auch mal ein Extraschrank angeschafft werden.

In einer weiteren Dokumentation wird festgehalten, welche Personen wann, welchen Schlüssel erhalten und ggf. wieder zurückgegeben haben.
In der digitalen Welt funktioniert es genauso. Die Räume und Schränke sind einzelne Ablageorte und Softwareanwendungen. Die Schubladen sind einzelne Bereiche, zu denen befugte Personen ein Zugriffsrecht erhalten. Anstelle von physikalischen Schlüsseln gibt es unter anderem Benutzernamen und Passwörter.