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Bürokratieentlastungsgesetz IV: Auswirkungen auf Aufbewahrungsfristen und Datenschutz
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG 4) zielt darauf ab, Unternehmen durch eine Reduzierung administrativer Vorgänge zu entlasten. Ein wesentlicher Bestandteil des Gesetzes ist die Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre.
Diese Änderung soll die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten verringern. Doch welche Auswirkungen hat dies aus datenschutzrechtlicher Sicht, und gelten die neuen Regelungen auch für bereits archivierte Dokumente? Christian Schröder, Berater für Datenschutz und Informationssicherheit, erklärt, wie sich die Änderungen des BEG 4 in der Praxis auswirken und was Unternehmen beachten sollten.
Transkript des Videos:
Ein Mammut-Kunde fragt: „Was beinhaltet das Bürokratieentlastungsgesetz, kurz BEG 4, wie wirken sich die Änderungen konkret auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus und gelten die neuen Regelungen auch für bereits archivierte Dokumente, die gemäß den früheren Bestimmungen aufbewahrt wurden?“
Mein Name ist Christian Schröder, ich bin Berater für Datenschutz und Informationssicherheit aus der Nähe von München.
Zum ersten Teil der Frage: Aufbewahrungsfristen werden verkürzt. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wie zum Beispiel Rechnungskopien, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten sollen von 10 auf 8 Jahre verkürzt werden.
Die Unternehmen können die Belege also früher als bisher entsorgen und sparen dadurch erhebliche Aufbewahrungskosten.
Aus meiner Sicht – sorry, wenn ich da so direkt bin und das sage – bringt das außer weniger Aufbewahrungsdauer aus Datenschutzsicht überhaupt keine Entlastung.
Der Aufwand, das festzustellen, ist genau der gleiche. Also bildlich dargestellt, tragen sie in der Löschfristentabelle in Zukunft eben nur noch eine 8 statt eine 10 für die Jahre ein.
Um es nochmal klar und deutlich zu sagen: Es gibt weiterhin eine Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Dokumente, die soll eben zwei Jahre weniger als bisher, also nur noch 8 Jahre, betragen.
Nach 8 Jahren haben sie aus Datenschutzsicht das Gleiche zu tun wie bisher: die Dokumente mit den personenbezogenen Daten eben zu vernichten, z.B. durch Schreddern. Fragen Sie in dem Fall mal bei Mammut Aktenvernichtung nach.
Ich empfehle Ihnen in dem Zusammenhang, Ihr Löschkonzept zu überarbeiten. Sie müssen ja wissen, welche Daten wann, also nach 8 Jahren, von Mammut als Dienstleister gelöscht werden. Wenn Sie ein Löschkonzept haben, haben Sie mit dem Bürokratie-Entlastungsgesetz IV eigentlich mehr Arbeit, Sie müssen es nämlich anpassen.
Es ist für Sie an der Stelle extrem sinnvoll, mit Datenkategorien zu arbeiten, also die Einteilung von Rechnungskopien, Kontoauszügen und Lohn- und Gehaltslisten usw. in die Kategorie Buchungsbelege.
Zum zweiten Teil der Frage, ob die Regelungen auch für bereits archivierte Dokumente gelten: Die neue Erleichterung gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des BEG 4 noch nicht abgelaufen ist.
Das bedeutet, dass die Fristverkürzung auf 8 Jahre bereits dann greift, wenn am Tag des Inkrafttretens des Gesetzes die bisherige 10-Jahres-Frist noch nicht abgelaufen war.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne direkt an mich. Vergessen Sie nicht, den Mammut-YouTube-Kanal zu abonnieren und hinterlassen Sie doch ein Like oder einen Kommentar. Wir freuen uns sehr darüber.
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