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Fachgeschäft möchte Newsletter versenden
Was ist in Hinsicht Datenschutz zu beachten?
Ein Kunde der Mammut Aktenvernichtung hat eine wichtige Frage gestellt:
„In unserem Fachgeschäft für Angelzubehör haben wir beinahe nur Privatkunden. Wir möchten nun Newsletter-E-Mails an alle Kunden versenden. Was müssen wir beachten?“
Erfahren Sie, wie Sie rechtssicher Newsletter versenden und gleichzeitig die Datenschutzanforderungen einhalten. Schauen Sie sich das Video an, um mehr zu erfahren!
Unser Datenschutzexperte Christian Schröder erklärt die notwendigen Schritte zur Einholung der Einwilligung, wie man diese korrekt dokumentiert und was bei der Abmeldung zu beachten ist.
Transkript des Videos:
Wir haben eine Frage von Reinhold W. erhalten:
„In unserem Fachgeschäft für Angelzubehör haben wir beinahe nur Privatkunden. Wir möchten nun Newsletter-E-Mails an alle Kunden versenden. Was müssen wir beachten?“
Vielen Dank erstmal für Ihre Frage. Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Egal ob es sich um Privat- oder Geschäftskunden handelt, Sie benötigen für den Versand von E-Mail-Newslettern die Einwilligung der Empfänger. Diese müssen Sie immer vorher einholen. Am besten heben Sie sich diese Einwilligung als Nachweis auch noch auf, damit Sie zeigen können, dass Sie die Einwilligung korrekt eingeholt haben.
Übrigens, die Einwilligung per E-Mail zu senden, also in einer E-Mail nachzufragen, wäre schon zu viel, auch wenn Sie das nur einmal machen. Das wäre nämlich schon Werbung.
Ich empfehle Ihnen also Folgendes:
- Holen Sie sich die Einwilligung schriftlich, entweder auf Papier oder elektronisch, mit einem sogenannten Opt-in. Das ist immer dann der Fall, wenn Empfänger selbst aktiv werden müssen. Vorausgefüllte oder nicht widersprochene Einwilligungen (Opt-out) zählen nicht.
- Beschreiben Sie in der Einwilligung genau, was Sie machen möchten, also z.B. dass Sie Newsletter zu einem bestimmten Thema versenden möchten und wie oft Sie das planen, z.B. regelmäßig einmal wöchentlich, einmal monatlich, und so weiter.
- Bewahren Sie die Einwilligungen auf, entweder das unterschriebene Papier oder ein Protokoll mit Zeitstempel aus einer Newsletter-Versandsoftware. Das können die professionellen Lösungen in der Regel auch alle.
- Schaffen Sie Möglichkeiten zur unkomplizierten Abmeldung, also z.B. durch einen Klick auf einen Abmeldelink in den E-Mails.
- Ganz wichtig: Versenden Sie nach der Abmeldung keine E-Mails mehr an die betroffene Adresse. Löschen Sie sie aus dem Verteiler oder sperren Sie sie für die weitere Nutzung. Der Grund ist auch hier ein möglicher Nachweis.
Es gibt trotzdem eine Möglichkeit, Kunden in eine Newsletterliste auch ohne eine explizite Einwilligung zu bekommen, das geht aber nur im Rahmen eines Onlineshops. Wenn ein Kunde bestellt hat und Sie darauf hinweisen, dass Sie Newsletter versenden, inklusive einer Abmeldeoption, und die Inhalte ähnlich, zu denen in der Bestellung sind, ist dies zulässig.
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Sie können mich gerne direkt ansprechen, wenn Sie Hilfe benötigen oder noch Details erfahren möchten.
Viel Erfolg und Petri Heil!
Ihr Team Datenschutz
Unsere Datenschutzexperten beantworten Ihre Fragen und bieten Ihnen bei Bedarf umfassende Unterstützung rund um den Schutz Ihrer Daten. Mit langjähriger Erfahrung, klarem Blick auf aktuelle Entwicklungen und fundiertem Fachwissen entwickeln sie maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Thomas Rosin
Bad Schwartau
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Melodie Lange
Ingolstadt
Beraterin für Datenschutz und Informationssicherheit
Christian Schröder
Oberhausen b. München
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Aaron Nourbakhsh
Hannover
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit