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Ein Mitarbeiter geht in Rente
Was ist zu beachten?
In diesem Video beschäftigen wir uns mit der Frage, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen. Thomas Rosin gibt präzise Hinweise, wie Unternehmen sicherstellen können, dass beim Ausscheiden eines Mitarbeiters alle Datenschutzanforderungen erfüllt werden. Er erläutert die Notwendigkeit von Verschwiegenheit, die Übergabe von betrieblichen Daten und die Deaktivierung von Zugriffsrechten, um einen reibungslosen und datenschutzkonformen Übergang zu gewährleisten.
Transkript des Videos:
Moin,
ein Mammutkunde fragt:
„Unsere Buchhalterin, die sich auch um die Personalunterlagen gekümmert hat, geht in Rente. Gibt es hier aus Sicht des Datenschutzes etwas zu beachten?“
Mein Name ist Thomas Rosin. Ich bin Datenschutzbeauftragter und berate Unternehmen und Selbstständige beim Daten- und Informationsschutz.
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, völlig egal aus welchem Grund, müssen sie über betriebliche Dinge weiter Stillschweigen bewahren.
Das ist völlig unabhängig von der ausgeübten Tätigkeit oder ob die Person mit vertraulichen oder weniger vertraulichen Daten Kontakt hatte.
Stellen sie im Rahmen ihres Austrittsprozesses sicher, dass die Mitarbeiter darüber noch einmal aktiv informiert werden.
Um dem mehr Nachdruck zu geben, kann es auch helfen, wenn Sie das schriftlich machen und sich die Kenntnisname des Mitarbeiters durch seine Unterschrift bestätigen lassen.
Organisieren Sie frühzeitig, also bitte nicht erst am letzten Arbeitstag, dass ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird.
Dabei sollten dann alle betrieblich erforderlichen Daten und Unterlagen an diesen neuen Mitarbeiter übergeben werden. Denken Sie besonders an die Unterlagen, die der scheidende Mitarbeiter möglicherweise bisher in persönlichen Ablagen aufbewahrt hat. Gleiches gilt für betrieblich relevante E-Mails im persönlichen E-Mailpostfach.
Zuletzt denken Sie bitte daran, dass alle IT-Geräte, Schlüssel, Zugangsmedien abgegeben werden. Entziehen Sie alle Zugriffsrechte und deaktivieren Sie das persönliche E-Mailpostfach des Mitarbeiters.
Hier kann es helfen, wenn Sie einen automatischen E-Mailbeantworter aktivieren, der eventuell Absender darüber informiert, dass der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen tätig ist und wer jetzt der neue Ansprechpartner ist.
Haben Sie Fragen zum Datenschutz, dann schreiben Sie uns einfach, tschüss
Ihr Team Datenschutz
Unsere Datenschutzexperten beantworten Ihre Fragen und bieten Ihnen bei Bedarf umfassende Unterstützung rund um den Schutz Ihrer Daten. Mit langjähriger Erfahrung, klarem Blick auf aktuelle Entwicklungen und fundiertem Fachwissen entwickeln sie maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Thomas Rosin
Bad Schwartau
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Melodie Lange
Ingolstadt
Beraterin für Datenschutz und Informationssicherheit
Christian Schröder
Oberhausen b. München
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit
Aaron Nourbakhsh
Hannover
Berater für Datenschutz und Informationssicherheit