Die E-Mail-Signatur, oft als unscheinbares Element betrachtet, spielt eine entscheidende Rolle in der professionellen Kommunikation eines Unternehmens.
Doch hat sich gezeigt, dass die Integration von Werbung, Veranstaltungshinweisen oder Messeteilnahmen in diesen kleinen Fußzeilen nicht immer empfehlenswert ist.
Warum es klug sein kann, auf solche Elemente zu verzichten, insbesondere im Kontext des Datenschutzes wird hier kurz dargestellt.
Warum Verzicht auf Werbung in der E-Mail-Signatur?
In Deutschland regelt §7 UWG belästigende Werbung und bildet somit die Grundlage für zahlreiche Unterlassungserklärungen, die auf diesem Paragrafen basieren.
Unternehmen, die sich für den Verzicht auf Werbung in der E-Mail-Signatur entscheiden, setzen einen klugen Schritt im Rahmen des Datenschutzes und der Rechtssicherheit. Denn in der Vergangenheit mussten Unternehmen Rechtsanwaltskosten stets erstatten, wenn die Werbung als belästigend empfunden wurde.
Dennoch ist zu betonen, dass die Rechtslage nicht in Stein gemeißelt ist.
Die Gesetzgebung entwickelt sich weiter, und Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass regelmäßige Überprüfungen der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen unerlässlich sind. Der Verzicht auf Werbung in der E-Mail-Signatur wird somit nicht nur als proaktive Maßnahme gegen belästigende Werbung gesehen, sondern auch als strategischer Schutz vor potenziellen rechtlichen Konsequenzen.
Was ist Werbung?
Gemäß Artikel 2 der EU-Richtlinie 2006/114/EG bezeichnet Werbung „jede Äußerung bei der Ausübung eines Handels, Gewerbes, Handwerks oder freien Berufs mit dem Ziel, den Absatz von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zu fördern.“ Praktisch betrachtet wird der Hinweis auf eine Messe und die Teilnahme des Unternehmens als Förderung des Absatzes betrachtet und ist somit als Werbung einzustufen.
Enge Auslegung durch das Gericht!
Werbung oder keine Werbung? Mit dieser Thematik musste sich das Kammergericht Berlin auseinandersetzen. Im Urteil des KG Berlin (Urteil vom 15.09.2021, Az. 5 U 35/20) wurde dies eng ausgelegt.
Dabei ging es um die Frage, ob in einer E-Mail-Signatur bereits Werbung enthalten war, ohne dass eine wirksame Einwilligung hierfür vorgelegen hat.
Das Gericht hat dies eng ausgelegt und sich dabei unter Position 53 auf ein BGH Urteil von 2018 bezogen, welches feststellt, dass das Hinzufügen von Werbung zu einer E-Mail-Nachricht keine Bagatelle ist.
Vielmehr müsse sich der Nutzer zumindest gedanklich mit den werblichen Elementen beschäftigen, was als Belästigung angesehen werden kann.
Was bedeutet dies für Unternehmen?
E-Mail-Werbung wird oft vor Gericht verhandelt, und bei Fehlern können schnell Schadensersatzansprüche, Datenschutzbußgelder und wettbewerbsrechtliche Abmahnungen drohen.
Die Entscheidung des KG Berlin betont die Wichtigkeit, sicherzustellen, dass keine unzulässige Werbung in der Unternehmenskommunikation enthalten ist.
Diese Regelung betrifft sämtliche E-Mails, die als „Geschäftsbrief“ eingestuft werden, und umfasst somit schriftliche Mitteilungen aller Mitarbeiter nach außen mit geschäftsbezogenem Inhalt. Hierzu zählen Korrespondenzen, Angebote, Termin- und Auftragsbestätigungen, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw.
Unabhängig von ihrer spezifischen Form ist das Hinzufügen einer Signatur für derartige geschäftliche E-Mails verpflichtend. Die erforderlichen Angaben in der Signatur variieren aber je nach Rechtsform.
Trotz ihrer scheinbaren Belanglosigkeit sollte die E-Mail-Signatur stets den Regeln, gesetzlichen Pflichten und Gerichtsvorgaben entsprechen.
Ein vermeintlich harmloser Einzeiler könnte weitreichende Konsequenzen haben.
Über den Autor:
André Schombel ist Diplom-Kaufmann und zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Er ist freiberuflich tätig und der Inhaber von Data-Protection-Service.
Als Datenschutzbeauftragter und Datenschutzberater mit Sitz in Hamburg sind wir ein kompetenter Ansprechpartner für sämtliche Belange des Datenschutzes in ganz Deutschland.
